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L’archivage a bien évolué ces dernières décennies. Nous sommes passés de tonnes de paperasses à des téraoctets de fichiers informatiques. Néanmoins, garder une trace est toujours aussi important pour les entreprises. Si la gestion des documents papier posait des défis logistiques, les fichiers numériques posent aujourd'hui des défis techniques, notamment en matière d'accès rapide. En effet, il peut être extrêmement chronophage de retrouver des documents si leur stockage n’est pas optimal ou défaillant. Voici quelques conseils pour gagner du temps en faisant les bons choix pour votre stockage de données.  

1. S’orienter vers le bon type de solution 

 Il existe de nombreuses manières de stocker ses données. Chacune a ses avantages et ses limites, tout dépend de votre utilisation.  

• Stockage sur support physique  
  C’est la méthode la plus classique qui est souvent utilisée par les particuliers. Elle consiste à stocker ses données manuellement dans un espace de stockage physique externe (disques durs ou bandes magnétiques). C’est une solution facile à mettre en place et peu coûteuse, mais elle peut uniquement fonctionner pour des très petites entreprises puisque le support ne peut être utilisé que par un poste à la fois.
  
  
• NAS (Network Attached Storage)
  Derrière ce nom technique se cache un ensemble de disques connectés en réseau, permettant de partager des fichiers sur un serveur local. Cela facilite le partage et l'accès aux données pour plusieurs postes connectés à un même serveur. Cependant, toutes les données sont stockées physiquement en un seul endroit, ce qui présente un risque de perte en cas de dommage du serveur.
  
  
• SAN (Storage Area Network)
  Un autre nom obscur pour décrire un réseau local à haut débit qui connecte plusieurs serveurs indépendants (toujours présents sur site) entre eux. À la différence du NAS, un SAN n’a pas de point de défaillance unique : si un serveur rencontre un problème, un autre peut compenser. Cette solution est pratique car elle permet à de très nombreuses machines de se connecter simultanément. Cette solution est néanmoins plus coûteuse qu’un NAS.
  
  
• Cloud
  Le stockage cloud consiste à entreposer des données sur des serveurs distants afin d’y accéder via internet. Ces serveurs sont hébergés par un prestataire externe. Cette solution est idéale pour accéder en tout temps et de manière simple à ses données via différents appareils. Les clouds sont précieux car ils fournissent une garantie de la bonne sauvegarde de vos données, toutefois, il nécessite une connexion internet continue et consomme beaucoup de ressources réseau.

2. Protéger ses données 

Une panne, un sinistre ou une cyberattaque peuvent rendre les données de l’entreprise inaccessibles pendant un certain temps, avec des conséquences potentiellement graves. Bien que la protection des données soit souvent associée à la cybersécurité, il est aussi crucial de considérer la sécurité physique des serveurs, qu’ils soient sur site ou chez un fournisseur de cloud. Les données peuvent être rendues inaccessibles à cause de sinistres ou de pannes matérielles. Il convient donc à la fois de se protéger de cyberattaques qui pourraient mettre à mal l’accès à vos données, mais également de s’assurer que les serveurs sont dans un espace sûr et entretenu.

La solution ultime pour faire face à ces deux problématiques est de créer régulièrement des sauvegardes de secours qui seront stockées en dehors de votre infrastructure principale. En cas de souci, vous pourrez ainsi toujours retrouver une version récente de vos données, ce qui peut être très précieux.

3. Bien organiser son stockage

Un stockage doit être organisé et intuitif sinon il pourrait bien faire perdre beaucoup de temps à votre entreprise. Pour bien l’organiser, il convient d’observer plusieurs choses. Il faut d’abord dresser un inventaire des données. Celui-ci permettra de dresser un tour d'horizon de l’ensemble des données qui sont stockées par l’entreprise. Ce bilan pourra ensuite être utilisé afin de créer une structure simple d’utilisation en fonction des besoins des collaborateurs. Il convient également d’adopter un protocole systématique pour nommer les dossiers et les fichiers. De cette manière, on repère facilement les fichiers et il est simple de savoir où les classer et les chercher. Il faut aussi veiller à ce que ce protocole soit respecté en formant les employés à son utilisation. Finalement, comme tout espace de travail, un stockage peut devenir désordonné lors de périodes d'activité intense. C’est pourquoi il est utile de réorganiser régulièrement les fichiers et d’archiver ceux qui ne sont plus utilisés, pour maintenir une organisation efficace. 

4. Stocker ses données en Suisse
Stocker ses données en Suisse présente deux principaux avantages. D'une part, si vos données sont sur sol suisse, vous bénéficiez des lois nationales qui vous assureront une meilleure sécurité juridique en cas de litige. D’autre part, la Suisse offre un cadre efficace pour la protection de la confidentialité des données. Contrairement à d'autres pays où le cadre juridique peut être moins strict, la Suisse garantit un haut niveau de confidentialité, réduisant ainsi les risques d’accès non autorisé et d’autres complications potentielles qui pourraient affecter l'efficacité de votre entreprise.